Ovo pitanje se prirodno nadovezuje na razmišljanje o isplativosti outsourcing modela, ali zaslužuje sopstvenu, dublju analizu, jer odluka nije samo finansijska. U ovom tekstu dajemo konkretan okvir kroz koji možete proceniti šta bolje odgovara vašoj firmi — ne uopšteno, već na osnovu specifičnih karakteristika vašeg poslovanja.
Postavite prava pitanja pre odluke
Umesto da krenete od pretpostavke da je jedan model univerzalno bolji, korisnije je proći kroz set konkretnih pitanja o vašoj firmi.
Koliko je vaš sistem kompleksan?
Ako firma ima jednostavnu infrastrukturu — nekoliko računara, cloud alate za email i dokumente, bez sopstvenog servera — verovatno ne treba puna pažnja svakodnevno, što ide u prilog outsourcing modelu koji efikasno pokriva takav obim uz nižu cenu. Ako, s druge strane, imate kompleksan sistem sa serverom, specifičnim poslovnim softverom razvijenim po meri i više lokacija, možda vam je potrebno nešto detaljnije praćenje.
Koliko je fizičko prisustvo bitno?
Neke firme, posebno proizvodne, imaju opremu koja zahteva čest fizički nadzor — mašine povezane na mrežu, specifične terminale, industrijske sisteme. U ovakvim slučajevima, prednost interne osobe koja je uvek na licu mesta može nadmašiti prednosti šire ekspertize eksternog tima.
Koliki je budžet i koliko je predvidiv?
Interni zaposleni predstavlja fiksan trošak koji ne varira mnogo iz meseca u mesec, ali podrazumeva veću početnu obavezu. Outsourcing model nudi fleksibilnost — moguće je birati paket koji odgovara trenutnim potrebama i menjati ga kako firma raste ili se menja.
Koliko brzo firma raste ili se menja?
Firme u fazi brzog rasta često imaju promenljive IT potrebe iz meseca u mesec — novi zaposleni, nova oprema, promena procesa. Outsourcing partner se lakše prilagođava ovakvim promenama nego proces zapošljavanja i obuke nove interne osobe.
Prednosti internog IT administratora
- Stalno fizičko prisustvo i brza reakcija na licu mesta.
- Duboko poznavanje specifičnosti vaše firme, izgrađeno kroz vreme.
- Direktna komunikacija bez posrednika ili sistema tiketa.
- Osećaj vlasništva nad sistemom, jer je to jedina stvar kojom se ta osoba bavi.
Mane internog IT administratora
- Ograničeno znanje — jedna osoba ne može podjednako dobro pokriti sve oblasti.
- Ranjivost na odsustva — godišnji odmor, bolovanje, otkaz ostavljaju firmu bez podrške.
- Viši ukupan trošak kada se sve uzme u obzir (plata, doprinosi, oprema, obuka).
- Rizik od “single point of failure” — ako ta osoba nešto loše podesi ili ode bez dokumentacije, firma nasleđuje haos.
Prednosti eksternog partnera
- Pristup timu sa različitim specijalizacijama.
- Kontinuitet podrške bez obzira na odsustva pojedinaca.
- Skalabilnost — lakše prilagođavanje obima usluge potrebama firme.
- Objektivnija procena, jer partner nije emotivno vezan za prethodne odluke o sistemu.
Mane eksternog partnera
- Nešto sporiji odziv za hitne fizičke intervencije, u zavisnosti od udaljenosti i ugovora.
- Manje “instinktivno” poznavanje svakodnevnih detalja firme, mada se ovo prevazilazi vremenom saradnje.
- Zavisnost od kvaliteta konkretnog partnera — loš partner umanjuje sve navedene prednosti.
Hibridni model — najčešće rešenje u praksi
U stvarnosti, mnoge firme koje su prerasle najranije faze, ali još uvek nisu dovoljno velike za pun IT sektor, biraju kombinaciju — internu osobu (često sa širim spektrom odgovornosti, ne isključivo IT) koja rešava svakodnevne, jednostavnije zahteve, uz eksternog partnera koji pokriva server, mrežu, backup i bezbednost. Ovaj pristup kombinuje prednost fizičkog prisustva sa širinom stručnosti, uz razumnu cenu.
Konkretan okvir za odluku
Ako firma ima manje od dvadeset zaposlenih i relativno standardnu infrastrukturu, outsourcing model gotovo uvek ima smisla kao primarno rešenje. Između dvadeset i pedeset zaposlenih, hibridni model često daje najbolji rezultat. Preko pedeset zaposlenih, sa kompleksnijom infrastrukturom, kombinacija internog IT tima uz eksternu podršku za specijalizovane oblasti (bezbednost, veći projekti) postaje sve isplativija.
Naš pristup u Trace Link-u
Ne insistiramo na jednom modelu za sve klijente. Sa firmama koje već imaju internog IT administratora, često sarađujemo kao dodatna ekspertiza za oblasti poput bezbednosti, backupa ili mreže, umesto da nudimo kompletnu zamenu. Sa firmama koje tek grade svoj IT sistem, nudimo puni paket podrške. Radimo sa firmama u Novom Sadu, Beogradu i širom Srbije, i uvek krećemo od realne procene potreba, a ne unapred određenog rešenja.
Zaključak
Izbor između internog IT administratora i eksternog partnera nije univerzalna odluka — zavisi od veličine firme, kompleksnosti sistema, budžeta i tempa rasta. Za većinu malih i srednjih firmi, eksterni partner ili hibridni model daju bolji odnos troška i kvaliteta, ali svaka firma treba da proceni sopstvenu situaciju. Ako želite pomoć da procenite šta odgovara vašoj firmi, javite nam se preko kontakt forme.