Softverske licence su jedna od onih stavki koje firme retko prate sistematski, sve dok se ne pojavi problem — bilo da je to neplanirani trošak za obnovu koju niko nije predvideo, ili, u ozbiljnijim slučajevima, pravni rizik zbog nelicenciranog softvera. Organizovano upravljanje licencama rešava oba ova problema, i u ovom tekstu objašnjavamo kako to izgleda u praksi.
Zašto je ovo veći problem nego što deluje
U prosečnoj firmi, softver se nabavlja postepeno, kroz vreme — jedan program kupi jedan zaposleni za svoje potrebe, drugi dolazi uz novi računar, treći se produžava automatski svake godine bez da se neko preispita da li je uopšte još uvek u upotrebi. Posle nekoliko godina, retko koja firma ima jasnu sliku koji softver poseduje, koliko licenci plaća, i da li se sve te licence zapravo koriste.
Rizici lošeg upravljanja licencama
Nepotrebni troškovi
Firme često plaćaju licence za softver koji se više ne koristi — program koji je instaliran za jednog zaposlenog koji je odavno napustio firmu, ili licenca koja se automatski obnavlja iz godine u godinu bez preispitivanja. Ovo je novac koji jednostavno curi bez ikakve koristi.
Pravni rizik
Korišćenje softvera bez odgovarajuće licence, čak i nenamerno — na primer, kada zaposleni instalira program na više uređaja nego što licenca dozvoljava — predstavlja pravni rizik. Revizije softverskih licenci od strane proizvođača nisu retkost, i mogu rezultovati značajnim kaznama za firme koje nisu u skladu sa uslovima korišćenja.
Bezbednosni rizik
Neregistrovan ili piratski softver često ne dobija redovna bezbednosna ažuriranja, što ga čini ranjivim na napade. Takođe, izvori odakle se ovakav softver preuzima često sami po sebi predstavljaju bezbednosni rizik.
Šta obuhvata organizovano upravljanje licencama
Centralna evidencija svih licenci
Slično evidenciji hardvera, potrebna je i evidencija softvera — koji program, na kom uređaju, sa kojim brojem licenci, i kada licenca ističe ili se obnavlja. Ovo omogućava jasan pregled bez potrebe da se traži po email prepisci ili starim fakturama.
Redovna provera iskorišćenosti
Periodično, ima smisla proveriti da li se sve licence koje se plaćaju zaista koriste. Ako firma plaća licencu za deset korisnika, a stvarno je aktivno koristi šest, to je prilika za uštedu prilikom sledećeg obnavljanja.
Praćenje datuma isteka
Mnoge licence se automatski obnavljaju, ponekad po značajno višoj ceni nego prvobitna ponuda, ili prelaze u status “isteklo” bez upozorenja, što može prekinuti rad kritičnog softvera u najnezgodnijem trenutku. Praćenje datuma isteka omogućava planiranje unapred, umesto reagovanja u poslednji čas.
Usklađenost sa uslovima korišćenja
Provera da li broj instalacija odgovara broju kupljenih licenci, i da li je način korišćenja u skladu sa uslovima (na primer, neke licence su namenjene isključivo za komercijalnu upotrebu, dok druge imaju ograničenja koja firme lako previde).
Praktičan pristup za manje firme
Za firme sa manjim brojem zaposlenih, ne mora se odmah uvoditi kompleksan sistem — jednostavna tabela sa spiskom svog softvera, brojem licenci i datumima obnavljanja može biti sasvim dovoljna, pod uslovom da se redovno ažurira. Ključno je da postoji jedna osoba ili partner koji je odgovoran za praćenje ove evidencije, umesto da odgovornost bude raspršena i, u praksi, nedodeljena nikome.
Kada ima smisla specijalizovan alat
Za firme sa više desetina ili stotina licenci različitog softvera, ručno praćenje postaje nepraktično i podložno greškama. U tim slučajevima, alati za upravljanje softverskom imovinom mogu automatski da skeniraju instaliran softver na svim uređajima i uporede ga sa evidencijom kupljenih licenci, čime se brzo otkrivaju nesklade.
Konsolidacija kao prilika za uštedu
Kada firma prvi put uradi detaljan pregled svojih licenci, često se otkrije prostor za konsolidaciju — više alata koji rade sličnu stvar, dupliranje funkcionalnosti, ili licence koje se mogu zameniti jeftinijom alternativom bez gubitka funkcionalnosti. Ovaj proces, iako zahteva inicijalno vreme, često donosi merljivu uštedu već u prvoj godini.
Naš pristup u Trace Link-u
Kao deo standardnog održavanja, pomažemo klijentima da uspostave i održavaju pregled svih softverskih licenci, uz redovnu proveru iskorišćenosti i praćenje datuma obnavljanja, kako bi se izbegli i nepotrebni troškovi i pravni rizici. Radimo sa firmama u Novom Sadu, Beogradu i širom Srbije.
Zaključak
Upravljanje softverskim licencama deluje kao administrativna sitnica dok se ne pojavi neplanirani trošak ili pravni problem. Organizovana evidencija, redovna provera iskorišćenosti i praćenje datuma isteka štite firmu i finansijski i pravno, uz relativno malo dodatnog napora kada se jednom uspostavi sistem. Ako niste sigurni da li vaša firma ima jasnu sliku svojih licenci, javite nam se preko kontakt forme za pregled.