Notarske kancelarije (javni beležnici) rade sa dokumentima koji imaju posebnu pravnu težinu — overe, ugovori, testamenti — gde i najmanji tehnički problem može imati ozbiljne pravne posledice. U ovom tekstu objašnjavamo specifične IT potrebe ove profesije.
Zašto je pouzdanost sistema apsolutni prioritet
Za razliku od mnogih drugih delatnosti gde privremeni zastoj predstavlja neprijatnost, notarska delatnost često uključuje zakonski propisane rokove i procedure gde tehnički problem u pogrešnom trenutku može ugroziti pravnu validnost ili blagovremenost određene radnje. Ovo čini pouzdanost IT sistema pitanjem koje direktno utiče na sposobnost obavljanja osnovne delatnosti.
Specifične IT potrebe notarskih kancelarija
Redovan, testiran backup sa najvišim prioritetom
S obzirom na pravnu težinu dokumenata sa kojima notari rade, backup strategija mora biti apsolutno pouzdana, redovno testirana (kao što smo pisali u ranijoj seriji o testiranju restore procesa), sa minimalnim mogućim RPO za aktivne, tekuće predmete.
Dugoročno, sigurno arhiviranje
Notarski dokumenti često imaju zakonski propisan, veoma dug period čuvanja, ponekad i trajno. Ovo zahteva promišljenu arhivsku strategiju, o kojoj smo pisali u ranijoj seriji, koja obezbeđuje da dokumenti ostanu dostupni i čitljivi decenijama unapred, ne samo u kratkoročnoj perspektivi.
Visoka dostupnost sistema tokom radnog vremena
S obzirom na to da klijenti često dolaze sa specifičnim, vremenski osetljivim potrebama (na primer, overa dokumenta pre isteka roka), zastoj sistema tokom radnog vremena ima direktan, ozbiljan uticaj na sposobnost kancelarije da opsluži klijente kada je to najpotrebnije.
Bezbedno čuvanje i kontrola pristupa
Slično kao i kod advokatskih kancelarija o kojima smo pisali u prethodnom tekstu, stroga kontrola pristupa i evidencija ko je pristupio kojim dokumentima predstavlja važnu zaštitu, kako za klijente, tako i za samu kancelariju.
Redundantnost i brz oporavak
S obzirom na kritičnost dostupnosti sistema, vredi razmotriti napredniji nivo zaštite od standardnog backupa — možda čak i razmatranje koncepta High Availability, o kojem smo pisali u ranijoj seriji, za najkritičnije sisteme, u zavisnosti od obima poslovanja kancelarije.
Integracija sa specijalizovanim softverom
Notarske kancelarije često koriste specijalizovan softver za vođenje evidencije i pripremu dokumenata, koji može imati specifične tehničke zahteve. IT infrastruktura treba da bude pažljivo usklađena sa zahtevima ovog softvera, uz pouzdan backup koji specifično uzima u obzir kako ovaj softver čuva svoje podatke.
Redovno ažuriranje bez ometanja rada
Kao što smo pisali kroz raniju seriju o IT održavanju, ažuriranja sistema treba pažljivo planirati van radnog vremena, izbegavajući bilo kakav rizik od prekida tokom sati kada kancelarija prima klijente.
Fizička bezbednost kao dopuna digitalnoj
Pored digitalne zaštite, vredi razmotriti i fizičku bezbednost prostorije gde se čuva serverska oprema, s obzirom na osetljivost i pravnu težinu podataka koji se tamo nalaze, uključujući razmatranja poput rack kabineta sa mogućnošću zaključavanja o kojem smo pisali u ranijoj seriji.
Naš pristup u Trace Link-u
Radimo sa notarskim kancelarijama na implementaciji posebno pouzdane IT infrastrukture koja adresira jedinstvene zahteve profesije — apsolutno pouzdan backup, dugoročno arhiviranje, i visoku dostupnost tokom radnog vremena. Radimo sa firmama u Novom Sadu, Beogradu i širom Srbije.
Zaključak
Notarske kancelarije, zbog pravne težine dokumenata sa kojima rade i strogih vremenskih zahteva delatnosti, imaju specifične IT potrebe koje stavljaju poseban naglasak na pouzdanost, dugoročno čuvanje, i visoku dostupnost tokom radnog vremena. Ako vaša notarska kancelarija želi proveru da li vaš trenutni IT sistem adekvatno podržava ove kritične zahteve, javite nam se preko kontakt forme.