U ovoj studiji slučaja opisujemo proces migracije firme sa zastarelog, lokalno hostovanog email servera na Microsoft 365, ilustrujući principe o kojima smo pisali kroz raniju seriju o ovoj platformi i o migraciji servera generalno.
Polazna situacija
Firma sa dvadeset zaposlenih je godinama koristila lokalni email server hostovan na sopstvenom, sada zastarelom Windows Server-u. Server je počeo da pokazuje znake starosti — povremeni zastoji, sve sporije performanse, i sve veći rizik s obzirom na to da je operativni sistem servera bio blizu kraja zvanične podrške.
Odluka o pravcu migracije
Umesto zamene starog email servera novim, lokalnim sistemom, firma je odlučila za prelazak na Microsoft 365, motivisana željom da eliminiše odgovornost za održavanje sopstvene email infrastrukture, uz dobijanje pristupa širem paketu alata za saradnju.
Planiranje migracije
Procena obima podataka
Prvi korak bio je procena ukupne količine email podataka koje treba migrirati za svih dvadeset korisnika, uključujući istoriju poruka, kontakte, i kalendar podatke, kako bi se realno isplanirao potreban vremenski okvir za proces.
Izbor odgovarajućeg Microsoft 365 paketa
Na osnovu potreba firme — email, osnovna saradnja, i, kao dodatna prilika, uvođenje naprednije bezbednosti kroz Defender for Business — izabran je odgovarajući nivo pretplate, u skladu sa principima o kojima smo pisali u tekstu o licenciranju Microsoft 365.
Priprema DNS podešavanja
Kao što smo pisali u ranijoj seriji o DNS-u, migracija email sistema zahteva pažljivu pripremu DNS zapisa (posebno MX zapisa koji određuju gde se email dostavlja), planiranu tako da promena prođe glatko bez perioda kada bi email bio nedostupan.
Proces same migracije
Paralelan rad oba sistema tokom prelaznog perioda
Kako bi se izbegao rizik od gubitka poruka, oba sistema (stari lokalni server i novi Microsoft 365 nalozi) su privremeno radila paralelno, sa postepenim prenošenjem istorijskih podataka dok su novi nalozi bili spremni za korišćenje.
Migracija istorijskih podataka
Sav istorijski sadržaj — email poruke, kontakti, kalendar zakazivanja — prenesen je sistematski, uz proveru da ništa nije izgubljeno tokom procesa.
Postepena promena DNS zapisa
Kada su svi nalozi bili spremni i testirani, DNS zapisi su promenjeni da usmeravaju dolaznu poštu ka Microsoft 365, sa pažljivim praćenjem tokom perioda propagacije ove promene, o kojoj smo pisali u ranijem tekstu o DNS sistemu.
Edukacija zaposlenih o novom sistemu
Paralelno sa tehničkom migracijom, sprovedena je kratka edukacija zaposlenih o tome kako da pristupe svom novom nalogu, uz osnovne smernice o novim funkcionalnostima koje im sada postaju dostupne, poput Teams-a za komunikaciju.
Dodatna vrednost otkrivena tokom projekta
Tokom implementacije, firma je iskoristila priliku da uvede i MFA za sve naloge, kao i osnovnu Defender zaštitu, umesto da migracija bude isključivo “premeštanje” postojećeg sistema bez ikakvog bezbednosnog unapređenja.
Izazov tokom procesa
Jedan zaposleni je imao neuobičajeno veliku, staru arhivu email poruka koja je zahtevala dodatno vreme za uspešan prenos bez grešaka. Ovo je rešeno kroz strpljiv, postepen proces prenošenja te specifične arhive van standardnog vremenskog okvira ostatka migracije.
Rezultat nakon migracije
Firma je uspešno prešla na Microsoft 365 bez gubitka ijedne email poruke ili kontakta, sa svega nekoliko minuta stvarnog zastoja tokom same promene DNS zapisa. Zaposleni su dobili pristup pouzdanijem, modernijem sistemu, uz dodatne alate za saradnju koje ranije nisu imali.
Ključne lekcije iz ovog projekta
Paralelan rad sistema tokom prelaznog perioda minimizuje rizik
Umesto naglog prekida starog sistema, postepeni pristup sa periodom paralelnog rada eliminisao je rizik od gubitka podataka tokom same tranzicije.
Migracija je prilika za bezbednosno unapređenje
Slično kao kod migracije servera koju smo opisivali u ranijoj studiji slučaja, ovaj projekat je iskorišćen kao prilika da se doda MFA i napredna zaštita, ne samo da se “premesti” postojeći sistem.
Naš pristup u Trace Link-u
Ovakav projekat migracije predstavlja čest deo našeg rada sa klijentima koji prelaze sa zastarele, lokalne infrastrukture na Microsoft 365, gde uvek koristimo priliku da uvedemo i osnovne bezbednosne mere kao deo istog procesa. Radimo sa firmama u Novom Sadu, Beogradu i širom Srbije.
Zaključak
Ova studija slučaja pokazuje kako pažljivo isplanirana migracija na Microsoft 365, sa periodom paralelnog rada i sistematskim pristupom, može proći bez gubitka podataka ili značajnog zastoja, uz dodatnu vrednost kroz iskorišćavanje prilike za uvođenje bezbednosnih unapređenja. Ako vaša firma razmatra sličnu migraciju, javite nam se preko kontakt forme.