“Pošalji mi taj fajl na email” je rečenica koju čujete svaki dan u firmi bez organizovanog sistema deljenja dokumenata. Ovo ne samo da troši vreme, već stvara haos oko toga koja je verzija dokumenta najnovija. U ovom tekstu dajemo praktičan, jednostavan plan kako to rešiti.
Zašto email i USB nisu dobro rešenje
Email stvara haos verzija
Kada pošaljete dokument putem email-a, i primalac ga izmeni, sada postoje dve verzije — vaša originalna i njihova izmenjena. Ako se ovo ponovi nekoliko puta među više ljudi, brzo nastaje zbrka oko toga koja verzija je zapravo najnovija i tačna.
USB memorije se gube i zaboravljaju
Prenošenje fajlova preko USB uređaja radi za jednokratnu potrebu, ali nije održivo rešenje za svakodnevnu saradnju — USB se zaboravi, izgubi, ili jednostavno niko ne pamti gde je poslednja verzija sačuvana.
Oba pristupa otežavaju backup
Kao što smo pisali u ranijim tekstovima, ako su fajlovi raspršeni — pola na jednom računaru, pola poslato email-om, pola na USB-u — teško je obezbediti da sve bude adekvatno zaštićeno backupom.
Rešenje: jedan, zajednički cloud folder
Umesto svih gore navedenih pristupa, najjednostavnije, najefikasnije rešenje za firmu sa nekoliko računara jeste jedan, centralni, deljeni cloud folder — kroz OneDrive (SharePoint) ili Google Drive, u zavisnosti od toga koji sistem firma koristi.
Kako ovo funkcioniše u praksi
Svi zaposleni imaju pristup istom, deljenom folderu, vidljivom na njihovom računaru kao da je običan folder. Kada neko sačuva ili izmeni fajl unutar tog foldera, izmena se automatski sinhronizuje i vidljiva je svima ostalima gotovo trenutno, bez potrebe za slanjem bilo čega putem email-a.
Prednosti ovog pristupa
Uvek najnovija verzija na jednom mestu
Nema više pitanja “koja je poslednja verzija” — postoji samo jedna, deljena verzija koju svi vide i ažuriraju.
Istorija izmena
Ovi sistemi obično čuvaju prethodne verzije dokumenta, omogućavajući da se vratite na raniju verziju ako neko napravi grešku ili slučajno obriše nešto važno.
Automatski deo backup zaštite
Kao što smo pisali u tekstu o najjednostavnijem backup rešenju, fajlovi koji su u cloud folderu su prirodno deo šire zaštite, umesto da budu izgubljeni na pojedinačnom, nezaštićenom računaru.
Dostupnost sa bilo kog uređaja
Ako neko treba da pristupi dokumentu od kuće ili sa terena, cloud folder je dostupan sa bilo kog uređaja povezanog na internet, ne samo sa konkretnog računara u kancelariji.
Kako organizovati strukturu foldera od početka
Umesto da svi fajlovi budu nabacani u jedan veliki folder, vredi napraviti jednostavnu, logičnu strukturu od početka — na primer, odvojene foldere za klijente, za finansije, za ugovore. Ovo je mnogo lakše uraditi kada ima malo fajlova nego pokušati da se organizuje haos nakon što se nagomila stotine dokumenata.
Ko treba da ima pristup čemu
Čak i sa svega pet ljudi, vredi razmisliti da li svako zaista treba pristup svemu. Na primer, finansijski dokumenti možda treba da budu vidljivi samo vlasniku i knjigovođi, ne celom timu. Ovo se jednostavno podešava kroz prava pristupa unutar cloud sistema.
Šta raditi sa velikim fajlovima
Ako firma povremeno radi sa vrlo velikim fajlovima (video, dizajn u visokoj rezoluciji), vredi proveriti da li standardna cloud pretplata ima dovoljno prostora, ili je potrebna nadogradnja — ovo je jednostavna, jeftina promena podešavanja, ne razlog za odustajanje od celog pristupa.
Prelazak sa postojećeg haosa na organizovan sistem
Ako firma već ima godine akumuliranih fajlova raspršenih po različitim računarima, prelazak ne mora biti sve odjednom — počnite sa novim fajlovima od danas u organizovanom sistemu, i postepeno, kada imate vremena, prebacite i stare, važne dokumente.
Kako Trace Link može da pomogne
Možemo za vas podesiti kompletnu strukturu deljenog foldera, sa pravilno definisanim pravima pristupa, i pomoći da se prebace postojeći, važni fajlovi u organizovan sistem — sve u okviru jedne, kratke posete. Radimo sa firmama u Novom Sadu, Beogradu i širom Srbije.
Zaključak
Deljenje fajlova kroz jedan, centralni cloud folder rešava haos oko verzija dokumenata, olakšava saradnju, i prirodno se uklapa u širu zaštitu podataka firme, sve to bez potrebe za bilo kakvom skupom ili kompleksnom infrastrukturom. Ako vaša firma i dalje deli fajlove putem email-a ili USB uređaja, javite nam se preko kontakt forme da to brzo rešimo.