U prethodnom tekstu o digitalnoj transformaciji pomenuli smo automatizaciju kao jedan od ključnih elemenata. U ovom tekstu detaljnije se bavimo ovom temom, sa konkretnim primerima gde firme mogu početi i kakvu realnu vrednost mogu očekivati.
Zašto automatizacija ima toliku vrednost
Svaki rutinski, ponavljajući zadatak koji zaposleni ručno obavlja predstavlja i trošak vremena, i priliku za ljudsku grešku. Automatizacija ovih zadataka ne samo da oslobađa vreme za produktivniji rad, već i eliminiše varijabilnost i greške koje neizbežno nastaju kada ljudi ponavljaju iste, dosadne zadatke iznova i iznova.
Gde tražiti prilike za automatizaciju
Zadaci koji se ponavljaju po istom obrascu
Ako zaposleni redovno obavlja isti niz koraka na isti način (na primer, mesečno generisanje istog izveštaja, ili slanje istih tipova email podsetnika), ovo je gotovo uvek kandidat za automatizaciju.
Zadaci gde greške imaju značajne posledice
Ručni unos podataka, posebno ponavljan više puta, nosi rizik od grešaka koje mogu imati ozbiljne poslovne posledice — pogrešna faktura, pogrešan iznos, propušten rok. Automatizacija ovih procesa smanjuje ovaj rizik.
Zadaci koji zahtevaju povezivanje podataka sa više mesta
Ako zaposleni ručno prenosi podatke iz jednog sistema u drugi (na primer, iz email-a u tabelu, ili iz jednog softvera u drugi), ovo je čest kandidat za automatizaciju kroz povezivanje sistema.
Konkretni primeri automatizacije relevantni za male i srednje firme
Automatsko generisanje i slanje faktura
Umesto ručnog kreiranja svake fakture pojedinačno, integrisani sistemi mogu automatski generisati fakture na osnovu unapred definisanih pravila ili okidača, i čak automatski ih slati klijentima.
Automatski podsetnici i praćenje rokova
Sistemi koji automatski šalju podsetnike o predstojećim rokovima, isteklim plaćanjima, ili potrebnim akcijama eliminišu potrebu da neko ručno prati kalendar i pamti kada je vreme za akciju.
Automatska sinhronizacija podataka između sistema
Ako firma koristi više različitih softvera (na primer, sistem za upravljanje klijentima i knjigovodstveni softver), automatska sinhronizacija podataka između njih eliminiše potrebu za dupliranim, ručnim unosom istih informacija.
Automatizovano IT održavanje
Kao što smo detaljno pisali u ranijoj seriji, automatizacija rutinskih IT zadataka poput backupa, ažuriranja, i monitoringa predstavlja jedan od najisplativijih oblika automatizacije, direktno smanjujući rizik i oslobađajući IT resurse za važnije zadatke.
Automatsko sortiranje i prosleđivanje email-a
Pravila koja automatski sortiraju dolaznu poštu prema pošiljaocu, temi, ili drugim kriterijumima, ili automatski prosleđuju određene tipove upita odgovarajućem timu, značajno ubrzavaju upravljanje velikom količinom svakodnevne komunikacije.
Kako proceniti isplativost automatizacije
Pre implementacije, korisno je proceniti koliko vremena trenutno oduzima ručno izvršavanje procesa, pomnoženo sa učestalošću izvršavanja, kako bi se dobila realna slika ukupnog vremena koje bi automatizacija oslobodila. Proces koji oduzima pet minuta jednom mesečno verovatno ne opravdava značajnu investiciju u automatizaciju, dok proces koji oduzima sat vremena svakodnevno predstavlja jasnu, značajnu priliku.
Postepen pristup implementaciji
Slično savetu iz prethodnog teksta o digitalnoj transformaciji, automatizacija ne mora biti implementirana svuda odjednom. Praktičan pristup je početi sa jednim ili dva najveća, najjasnija kandidata, potvrditi vrednost kroz stvarno korišćenje, i zatim postepeno proširivati na dodatne procese.
Granice automatizacije
Vredi napomenuti da ne treba svaki proces automatizovati. Zadaci koji zahtevaju ljudsku procenu, kreativnost, ili razumevanje nijansiranog konteksta obično nisu dobri kandidati za potpunu automatizaciju, iako čak i ovi procesi ponekad mogu imati delove koji se mogu automatizovati (na primer, prikupljanje relevantnih informacija pre nego što čovek donese konačnu odluku).
Automatizacija kao investicija koja se akumulira
Vrednost automatizacije retko dolazi od jedne, velike promene, već se akumulira kroz vreme kroz više manjih automatizacija koje zajedno oslobađaju značajnu količinu vremena i smanjuju broj grešaka kroz celu organizaciju.
Naš pristup u Trace Link-u
Pomažemo firmama da identifikuju konkretne prilike za automatizaciju, počevši od IT procesa koje direktno kontrolišemo, uz savete za šire poslovne procese koji bi mogli imati koristi od povezivanja sistema ili implementacije jednostavnih automatizacionih alata. Radimo sa firmama u Novom Sadu, Beogradu i širom Srbije.
Zaključak
Automatizacija poslovnih procesa predstavlja jednu od najisplativijih investicija koje firma može napraviti, oslobađajući vreme zaposlenih i smanjujući rizik od grešaka kroz eliminisanje ponavljajućih, rutinskih zadataka. Postepen pristup, počevši od najjasnijih, najvrednijih prilika, omogućava realnu, merljivu korist bez rizika velikog, kompleksnog projekta. Ako želite pomoć da identifikujete prilike za automatizaciju u vašoj firmi, javite nam se preko kontakt forme.