Jedna od najrasprostranjenijih zabluda sa kojima se susrećemo jeste uverenje da, pošto su podaci “u cloud-u” kroz Microsoft 365, oni su automatski zaštićeni i da dodatni backup nije potreban. U ovom tekstu objašnjavamo zašto je ovo pogrešna pretpostavka, i zašto čak i Microsoft, kroz svoje uslove korišćenja, savetuje firmama da razmisle o dodatnoj zaštiti.
Zašto cloud sam po sebi nije backup
Microsoft 365 je dizajniran prvenstveno za dostupnost i saradnju — omogućava pristup email-u, dokumentima i fajlovima sa bilo kog uređaja, bilo gde. Ovo nije isto što i backup u smislu koji smo obrađivali kroz ovu seriju tekstova — nezavisna, vremenski odvojena kopija koja omogućava vraćanje na prethodno stanje u slučaju greške, brisanja ili napada.
Model podeljene odgovornosti
Microsoft, kao i većina velikih cloud provajdera, radi po principu podeljene odgovornosti — oni garantuju dostupnost same platforme i infrastrukture (da servisi rade, da su serveri fizički bezbedni), ali odgovornost za sadržaj — same podatke, njihovu zaštitu od slučajnog brisanja ili malicioznih napada — u velikoj meri ostaje na korisniku, odnosno firmi.
Konkretni scenariji gde standardna Microsoft 365 zaštita nije dovoljna
Slučajno brisanje
Ako zaposleni obriše email, dokument, ili čak ceo folder, Microsoft 365 ima ograničen period tokom kojeg se obrisani sadržaj može povratiti (obično oko trideset dana za većinu tipova sadržaja). Nakon isteka ovog perioda, podaci su trajno izgubljeni bez nezavisnog backupa.
Namerno brisanje od strane nezadovoljnog zaposlenog
U retkim, ali realnim slučajevima, zaposleni koji napušta firmu pod lošim okolnostima može namerno obrisati važne podatke pre odlaska. Standardni period čuvanja obrisanog sadržaja možda nije dovoljan da se ovo otkrije i ispravi na vreme.
Ransomware koji pogađa sinhronizovane fajlove
Kao što smo objasnili u tekstu o razlici između backupa i sinhronizacije, ako ransomware šifruje fajlove na lokalnom računaru koji su sinhronizovani sa OneDrive-om ili SharePoint-om, ove izmene (šifrovani fajlovi) se mogu replicirati i u cloud, ugrožavajući i tu kopiju.
Greške prilikom migracije ili integracije trećih aplikacija
Prilikom povezivanja Microsoft 365 sa drugim poslovnim aplikacijama, greška u konfiguraciji ili neuspešna sinhronizacija ponekad može dovesti do neočekivanog gubitka ili korupcije podataka.
Interne greške ili kratkotrajni tehnički problemi platforme
Iako retko, čak i veliki cloud provajderi povremeno imaju tehničke probleme koji mogu uticati na dostupnost ili integritet podataka, i nezavisan backup pruža dodatnu zaštitu bez obzira na uzrok problema.
Šta konkretno treba obuhvatiti backup Microsoft 365 podataka
Email (Exchange Online)
Poruke, kontakti, kalendar — kompletan sadržaj poslovnih email naloga.
OneDrive
Lični fajlovi svakog korisnika čuvani u njihovom OneDrive prostoru.
SharePoint
Deljeni dokumenti, timski sajtovi, i sva druga saradnja organizovana kroz SharePoint.
Teams
Poruke, deljeni fajlovi i sadržaj kanala unutar Microsoft Teams, koji se često previdi jer korisnici ne razmišljaju o Teams-u kao mestu gde se čuvaju važni podaci, iako često jeste.
Kako funkcioniše nezavisan backup Microsoft 365
Specijalizovana backup rešenja za Microsoft 365 se povezuju sa vašim tenant-om (poslovnim nalogom) i redovno kreiraju nezavisne kopije svih navedenih tipova sadržaja, čuvane odvojeno od same Microsoft infrastrukture, sa mogućnošću vraćanja podataka na bilo koju prethodnu tačku u vremenu, bez ograničenja standardnog perioda čuvanja obrisanog sadržaja.
Period čuvanja backup kopija
Za razliku od standardnog, ograničenog perioda čuvanja obrisanog sadržaja unutar same Microsoft 365 platforme, nezavisan backup obično omogućava mnogo duži, ili čak neograničen period čuvanja istorijskih kopija, u zavisnosti od izabranog paketa i potreba firme.
Naš pristup u Trace Link-u
Preporučujemo i implementiramo nezavisan backup Microsoft 365 podataka za sve klijente koji koriste ovu platformu, pokrivajući email, OneDrive, SharePoint i Teams, kako bi firma bila zaštićena i od scenarija koje standardna Microsoft zaštita ne pokriva u potpunosti. Radimo sa firmama u Novom Sadu, Beogradu i širom Srbije.
Zaključak
Korišćenje Microsoft 365 pruža odličnu dostupnost i alate za saradnju, ali ne predstavlja zamenu za pravi, nezavisan backup podataka. Slučajno brisanje, ransomware, greške pri integraciji i drugi rizici i dalje postoje, i standardna zaštita platforme ih ne pokriva u potpunosti. Ako vaša firma koristi Microsoft 365 bez nezavisnog backupa, javite nam se preko kontakt forme.